Data en privacy.

Om het orderproces te kunnen automatiseren verwerken wij de gegevens die daarbij horen: aanvragen, contactgegevens van uw klanten, maten en opties uit de schouwing, prijsopbouw, offertes en de communicatie daarover. Wij halen geen gegevens uit externe of private bronnen.

Berichten naar uw klanten gaan uitsluitend namens u en volgens regels die u vooraf goedkeurt. Elke uitgaande e-mail bevat een afmeldmogelijkheid.

Gripify verwerkt persoonsgegevens van uw klanten, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer, in opdracht van u. Dat maakt ons een verwerker in de zin van de AVG. U bent de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerking vindt binnen de Europese Unie plaats. We trainen geen modellen op uw klantdata, en gegevens van verschillende klanten worden nooit samengevoegd. Waar we AI-modellen van derden inzetten, doen we dat onder voorwaarden waarin training op ingevoerde gegevens is uitgesloten.

We delen gegevens alleen met leveranciers die nodig zijn om de dienst uit te voeren, zoals onze hosting-, e-mail- en berichtendiensten. Met elk van hen ligt een verwerkersovereenkomst vast. We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor eigen commerciële doeleinden.

Gegevens bewaren we niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concrete bewaartermijnen leggen we per verwerking vast in de verwerkersovereenkomst. Bij afmelding wordt een e-mailadres direct uit de actieve lijsten verwijderd.

We sluiten standaard een verwerkersovereenkomst, vóór de start. Daarin staan de doeleinden van verwerking, de categorieën gegevens, de bewaartermijnen en de maatregelen die we nemen voor beveiliging.

In de overeenkomst leggen we onder meer vast:

• •dat wij uitsluitend verwerken in uw opdracht en volgens uw instructies
• •welke subverwerkers we inschakelen, en dat u daartegen bezwaar kunt maken
• •welke technische en organisatorische maatregelen we nemen voor beveiliging
• •dat we u binnen 24 uur informeren bij een datalek, zodat u uw meldplicht kunt nakomen
• •dat we u helpen bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie of verwijdering
• •dat we na beëindiging alle gegevens teruggeven of vernietigen, naar uw keuze

U ontvangt het model vóór ondertekening, zodat u het rustig kunt laten nakijken.

Uw gegevens blijven van u. Bij beëindiging krijgt u de bij ons aanwezige gegevens terug in een gangbaar formaat, of vernietigen wij ze. U bepaalt wat u wilt.

De automatisering zelf blijft van Gripify. De rekenmodellen, koppelingen en workflows die wij bouwen, nemen wij in beheer en onderhoud; u neemt ze af als dienst. Bij beëindiging eindigt dat gebruiksrecht en schakelen wij de automatisering uit. Uw eigen systemen blijven daarbij ongewijzigd werken.

De Europese AI-verordening stelt eisen aan het gebruik van kunstmatige intelligentie. Gripify zet AI in als onderdeel van de automatisering: voor het lezen en verwerken van aanvragen, het opstellen van berichten en het klaarzetten van offertes. Dat gebruik valt niet onder de verboden toepassingen en niet onder de hoogrisicocategorie van de verordening. Wij doen niet aan biometrische identificatie, sociale scoring of het beoordelen van personen.

Wel gelden er transparantieverplichtingen, en die nemen wij serieus. Klanten die met een geautomatiseerd systeem communiceren, krijgen dat te weten. Berichten die door een agent worden opgesteld, gaan uit volgens regels die u vooraf hebt goedgekeurd. Bij offertes blijft een mens aan het stuur: u bepaalt zelf bij welke stappen uw akkoord nodig is voordat iets naar de klant gaat.

We houden bij welke AI-modellen we inzetten, waarvoor, en op basis van welke gegevens. Uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen. Wijzigen de verplichtingen uit de verordening, dan passen wij onze werkwijze daarop aan en informeren wij u daarover.